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石家莊展覽展示公司展覽計劃書編寫注意要點

時間:2020-2-24 10:18:09 瀏覽:1071次

    工欲善其事,必先利器。作為石家莊展覽展示公司的策劃文案人員,在為客戶策劃一場展覽會之前必須要有一份展覽計劃書。那么如何來編寫這份計劃書呢?通過石家莊展覽展示公司——銘智傳媒近期來的活動策劃,筆者總結(jié)了一些信息供大家參考。

  (一)展覽項目建議書的概念:

  所謂的展覽項目策劃,就是根據(jù)各種信息的掌握,在展覽會上進(jìn)行有關(guān)事項的初步規(guī)劃,設(shè)計展覽會的基本框架,提出計劃來舉行展覽會的初步計劃內(nèi)容,主要包括:名稱和地點,展覽的組織,展覽的范圍,展覽的時間,展覽的規(guī)模,位置和標(biāo)榜,宣傳促銷和投資計劃,展覽的時間表。場地管理計劃,相關(guān)活動計劃等

  “展覽項目計劃書”是為計劃和舉辦新展覽而提出的一套展覽計劃,策略和方法。這是上述內(nèi)容的概述。

  (二)展覽項目建議書的內(nèi)容結(jié)構(gòu):

  通常,展覽項目建議書主要包括以下內(nèi)容:

  1、展覽市場環(huán)境分析:包括對展覽主題行業(yè)和市場的分析,有關(guān)國家法律和政策的分析,有關(guān)展覽的分析以及對舉辦展覽的市場的分析。

  2、提出展覽的基本框架,包括展覽的名稱和地點,展覽組織的組成,展覽的范圍,展覽時間,展覽頻率,展覽規(guī)模和展覽位置等。

  3、展覽價格和初步預(yù)算計劃。

  4、展覽人員的勞動計劃分工。

  5、展覽招募計劃

  6、展覽招商計劃。

  7、展覽推廣計劃。

  8、展覽準(zhǔn)備時間表。

  9、展覽服務(wù)提供者安排。

  10、展覽開幕和場地管理計劃。

  11、計劃展覽期間的相關(guān)活動。

  12、展覽結(jié)算方案。

  (三)展覽項目建議書的書面要求:

  1、展覽名稱

  展覽的名稱通常包括三個方面:基本部分,限定部分和行業(yè)徽標(biāo)。

  以下是對這三個內(nèi)容的一些解釋:

  基本部分:用于表示展覽的性質(zhì)和特征。

  有限的部分:用于解釋展覽的時間,地點和性質(zhì)。

  有三種顯示展覽時間的方法。第二個是用“年”來表示,第三個是用“季節(jié)”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié),2003年廣州世博會,法蘭克福春季消費品展覽會等。

  在這三種表達(dá)方式中,最常見的是“會議”,強(qiáng)調(diào)了展覽的連續(xù)性。剛剛舉辦的展覽通常用“年份”來表示。展覽的地點也應(yīng)反映在展覽的名稱中,例如在第三屆大連國際服裝節(jié)上的“大連”。

  體現(xiàn)展覽性質(zhì)的詞語包括“國際”,“世界”,“國家”,“地區(qū)”等。例如,第三屆大連國際服裝節(jié)上的“國際”表示該展覽是國際展覽。

  商標(biāo):用于表明展覽的主題和范圍。例如,第三屆大連國際服裝節(jié)上的“服裝”表示該展覽是服裝行業(yè)的展覽。行業(yè)徽標(biāo)通常是行業(yè)名稱或行業(yè)內(nèi)的產(chǎn)品類別。

  2、展覽地點

  規(guī)劃和選擇展覽地點包括兩個方面:第一,將在哪里舉行展覽;第二,將在哪個展覽館舉行。

  計劃和選擇舉辦展覽的地點意味著確定舉辦展覽的國家,省或城市。

  計劃選擇要舉辦的展覽館,就是選擇展覽的具體位置。

  具體選擇在哪個展廳舉行展覽,要結(jié)合展覽主題和展覽定位。此外,在具體選擇展館時,還要綜合考慮展館使用成本的大小,展覽安排是否符合自身要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)。

  3、展覽組織

  展覽組織是指負(fù)責(zé)展覽的組織,計劃,展覽和投資促進(jìn)的有關(guān)單位。展覽組織可以是企業(yè),行業(yè)協(xié)會,政府部門,新聞媒體等。 

  根據(jù)每個單位舉辦展覽的不同職能,展覽組織機(jī)構(gòu)一般具有以下幾種:主辦單位,承辦單位,協(xié)辦單位,支持單位等。

  主辦單位:擁有展覽并承擔(dān)展覽主要法律責(zé)任的組織。主辦方合法擁有博覽會。

  主辦單位:主辦單位直接負(fù)責(zé)展覽的策劃,組織,運營和管理,并承擔(dān)展覽的主要財務(wù)責(zé)任。

  協(xié)辦單位:組織者應(yīng)協(xié)助主辦者或承包商進(jìn)行展覽的策劃,組織,運營和管理,并部分承擔(dān)展覽的招募,招商和招商工作。

  支持單位:支持展覽會的策劃,組織,運營和管理的展覽會單位,或者支持展覽會的推介,投資促進(jìn),宣傳和推廣的展覽會單位。

  4、展覽時間

  展覽時間表是指展覽預(yù)定舉行的時間。展覽時間具有三個含義:首先,它指展覽的具體日期。第二個是展覽的計劃和退出日期。第三個是展覽向觀眾開放的日期。 

  展覽的長度沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),具體取決于具體的展覽。一些展覽時間可能會很長,例如“世界博覽會”的展覽時間可能長達(dá)幾個月甚至半年。但是,對于大多數(shù)專業(yè)展覽會而言,持續(xù)時間通常為3-5天。

  5、展品范圍

  展覽的范圍應(yīng)根據(jù)展覽的位置,組織的利弊等因素確定。

  根據(jù)展覽的位置,展覽的范圍可以包括一個或多個行業(yè),或一個行業(yè)中的一個或多個產(chǎn)品類別。德國的“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品涵蓋的行業(yè)范圍很小,只有汽車行業(yè)。

  6、展覽頻率

  展覽頻率是指展覽是一年舉行幾次還是幾年一次,還是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實際情況來看,每年舉辦一次的展覽數(shù)量最多,約占展覽總數(shù)的80%。每年舉行兩次,每兩年舉行一次的展覽也很多,不定期舉行的展覽的數(shù)目也越來越少。

  展覽頻率的確定受展覽主題所在行業(yè)的特征限制。眾所周知,幾乎每個行業(yè)都有產(chǎn)品生命周期,并且產(chǎn)品生命周期對展覽頻率有重大影響。

  產(chǎn)品的投資期和成長期是企業(yè)參觀抽屜的黃金時期,展覽頻率應(yīng)牢牢把握這兩個時期。

  7、展覽規(guī)模

  展覽規(guī)模包括三個方面:一是展覽的展覽面積,二是參展人數(shù),三是參觀人數(shù)。在策劃和舉辦展覽時,我們應(yīng)該對這三個方面進(jìn)行預(yù)測和計劃。

  在規(guī)劃展覽規(guī)模時,應(yīng)充分考慮行業(yè)特點。展覽的規(guī)模也將受到參觀者數(shù)量和質(zhì)量的限制。

  8、展覽定位

  一般來說,展覽的定位是要清楚地告訴參展商和觀眾展覽“是什么”和“有什么”。

  具體而言,展覽的定位是一個過程,在該過程中,展覽組織根據(jù)自身資源和市場來建立和發(fā)展展覽的差異化競爭優(yōu)勢,從而在參展商和觀眾的心中形成獨特而獨特的印象。競爭。

  展覽的定位應(yīng)明確展覽的目標(biāo)參展商和參觀者,展覽目的,展覽主題等。

  9、展覽價格和初步展覽預(yù)算

  展覽價格是為展覽攤位租金設(shè)定合適的價格。展位的價格通常包括室內(nèi)展區(qū)的價格和室外展區(qū)的價格。室內(nèi)展覽區(qū)的價格分為開放空間的價格和標(biāo)準(zhǔn)水平的價格。

  在確定展覽價格時,通常遵循“最佳價格”的原則,即那些易于展示和觀眾流量的展位價格往往會更高。展覽會的初步預(yù)算是舉辦展覽會所需的各種費用和預(yù)期的收入。

  在策劃和組織展覽會時,根據(jù)市場情況確定合適的展覽價格,以吸引目標(biāo)參展商參加展覽會非常重要。

  10、分工,晉升,晉升和宣傳計劃,分工計劃,展覽會晉升計劃,投資促進(jìn)和晉升計劃是展覽的具體實施計劃,這四個計劃在具體的執(zhí)行過程中會相互影響。

  分工計劃是展覽人員工作的總體安排。展覽計劃主要是旨在吸引企業(yè)參加展覽的各種策略,措施和方法。

  投資計劃是為了吸引參觀者參觀展覽并制定各種策略,措施和方法。促銷計劃是建立展覽品牌和樹立展覽形象,同時提供展覽和投資服務(wù)。

  11、展覽時間表,場地管理計劃及相關(guān)活動計劃

  展覽時間表是展覽招募,投資,促銷和展位劃分的總體安排。很顯然,在組織展覽的過程中,應(yīng)該完成什么階段,直到展覽成功舉行。

  如果安排好了展覽日程,可以有條不紊地進(jìn)行展覽的準(zhǔn)備。

  場地管理計劃是展覽開??幕后對展覽場地進(jìn)行有效管理的各種計劃和安排,一般包括展覽開幕計劃,展覽場地管理計劃,觀眾登記計劃和撤展計劃。場地管理計劃安排合理,展覽現(xiàn)場井井有條,展覽秩序良好。


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